Privacy-beleid Photothema: we gebruiken je gegevens om je te informeren over de door ons aangeboden activiteiten waar je navraag naar hebt gedaan en/of je boeking af te handelen.
Wie zijn we
Ons website-adres is: photothema.com. De website staat onder beheer van VOF Photothema.
Photothema
Anjerstraat 13, 4587 AP Kloosterzande (alleen postadres)
info@photothema.com
+31 621345271
KvK: 55611745
Welke persoonlijke data we verzamelen en waarom we het verzamelen
Photothema gebruikt Gravity Forms op de website voor het verwerken van aanmeldingen voor de activiteiten die wij organiseren.
Gegevens aanmelding workshop via photothema.com
De door de klant aangeleverde gegevens zijn nodig voor de registratie en het informeren van deelnemers over de door hen geboekte activiteit.
Mailadres: voor verzending van de informatie en de factuur
Adresgegevens: nodig in geval van wanbetaling
Telefoon: voor contact bij wijzigingen van locatie of annulering vanwege het weer
Camera: zodat wij kunnen zorgen voor een kwalitatief goede begeleiding
Naam en e-mailadres worden ingevoerd in het online boekhoudprogramma bokbiz voor het verzenden van de facturen en eventuele herinneringen.
Naam, e-mail, telefoonnummer, camera en bestelling worden ingevoerd in Google Contacten.
Klanten betalen zelf via de gegevens verstrekt in de factuur; wij ontvangen geen bankgegevens. Indien klanten direct betalen bij het boeken van een activiteit of het bestellen van een e-book, worden zij doorgeleid naar de beveiligde betaalomgeving van Mollie. Ook dan ontvangen wij geen bankgegevens.
Contactformulier
Naam, emailadres en telefoonnummer worden gebruikt om contact op te nemen en de vraag of opmerking te bespreken. Alleen als het contact tot een vervolg leidt, worden de gegevens opgeslagen in Google Contacts.
Aanmelding Nieuwsbrief Mailchimp
Gegevens: naam en emailadres
Photothema gebruikt de gegevens om door middel van de nieuwsbrief contact op te nemen en om updates en marketing aan te bieden.
Ontvangers van de nieuwsbrief kunnen ieder gewenst moment hun abonnement opzeggen door te klikken in de voettekst van elke email die zij van ons ontvangen, of door contact met ons op te nemen via info@photothema.com.
Wij gebruiken Mailchimp als ons marketingautomatiseringsplatform. Bij aanmelding voor de nieuwsbrief erkennen abonnees dat de ingevulde gegevens worden overgedragen aan Mailchimp voor verwerking in overeenstemming met de Privacywet en de Voorwaarden van Mailchimp.
Voor alle formulieren geldt: Reacties van bezoekers worden door een geautomatiseerde spamdetectie service geleid. We gebruiken hiervoor de WP-spamfilter CleanTalk.
Telefonisch contact
Indien (potentiële) klanten telefonisch contact opnemen met vragen over workshops of fotoreizen, noteren wij de gegevens die nodig zijn die voor het afhandelen van de vraag. Doorgaans zijn dit naam, telefoonnummer en e-mail. Deze gegevens worden opgeslagen in onze klantenbestand (Google Contacten).
Email contact
Indien (potentiële) klanten per mail contact opnemen met vragen over workshops, worden naam en emailadres toegevoegd aan onze klantenbestand. Dit gebeurt alleen indien er een vervolg te verwachten valt. In specifieke gevallen vragen we via de mail om een telefoonnummer, zodat we een klant kunnen bellen en hun vraag/verzoek te bespreken.
Bewaartermijn gegevens
10 jaar na het laatste klantencontact worden contactgegevens verwijderd. De naam van de klant en de activiteiten die hij/zij bij ons gevolgd heeft, blijven in ons bestand staan.
Reacties
(Alleen voor het Photothema blog op photothema.com)
Als bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de data getoond in het reactieformulier en ook het IP-adres van de bezoeker en de browser gebruikersagent string om spam opsporing te helpen.
Een geanonimiseerde string, gemaakt op basis van je e-mailadres (dit wordt ook een hash genoemd) kan worden gestuurd naar de Gravatar service indien je dit gebruikt. De privacybeleidspagina kun je hier vinden: //automattic.com/privacy/. Nadat je reactie is goedgekeurd, is je profielfoto publiekelijk zichtbaar in de context van je reactie.
Wanneer je een reactie achterlaat dan wordt die reactie en de metadata van die reactie voor altijd bewaard. Op deze manier kunnen we vervolgreacties automatisch herkennen en goedkeuren in plaats van dat we ze moeten modereren.
Voor gebruikers die geregistreerd op onze website (indien van toepassing), bewaren we ook persoonlijke informatie in hun gebruikersprofiel. Alle gebruikers kunnen hun persoonlijke informatie bekijken, wijzigen of verwijderen op ieder moment (de gebruikersnaam kan niet gewijzigd worden). Website beheerders kunnen deze informatie ook bekijken en wijzigen.
Cookies
Deze site maakt gebruik van cookies: kleine tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst om de site een betere gebruikerservaring te bieden. Cookies worden over het algemeen gebruikt om gebruikersvoorkeuren te behouden, informatie op te slaan voor zaken als winkelwagentjes en geanonimiseerde trackinggegevens te bieden aan applicaties van derden, zoals Google Analytics. Cookies zullen uw surfervaring in de regel verbeteren. U kunt echter de voorkeur geven aan het uitschakelen van cookies op deze site. De meest effectieve manier om dit te doen, is door cookies in uw browser uit te schakelen. We raden u aan de Help-sectie van uw browser te raadplegen of een kijkje te nemen op de Over Cookies-website die richtlijnen biedt voor alle moderne browsers.
Ingesloten inhoud van andere websites
Berichten op deze site kunnen ingesloten (embedded) inhoud tonen. Bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich exact hetzelfde als alsof de bezoeker deze andere heeft website bezocht.
Deze websites kunnen data over jou verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die website.
Analytics
Photothema gebruikt Google Analytics (Univeral en GA-4) voor inzicht in het aantal bezoekers van de website, welke pagina’s bezocht worden en hoe lang ze op een pagina blijven. Deze informatie is door ons niet te koppelen aan individuele bezoekers.
Bepaalde door gebruikers ingevulde gegevens (zoals leeftijd, geslacht en interesses) worden standaard door Google Analytics verwijderd na 6 maanden inactiviteit voor een bepaalde gebruiker voor een Universal Analytics-property of na 2 maanden voor een Google Analytics 4-property.
Met wie we jouw data delen
Aladin Travel
Aladin Travel is de reisorganisatie die voor ons de logistiek verzorgd van diverse fotoreizen. De boekingsformulieren met de klantinformatie worden doorgestuurd naar Aladin Travel, zodat zij de boeking kunnen afhandelen. De reisorganisatie volgt de richtlijnen van de AVG, zie privacybeleid.
Bokbiz
In het online boekhoudsysteem Bokbiz worden per particuliere klant naam en transacties opgeslagen.
Van zakelijke klanten worden ook de btw-nummers geregistreerd voor de btw-aangifte. Indien een factuur naar een specifiek adres wordt gestuurd, worden ook de adresgegevens ingevoerd. De toegang is met een wachtwoord beveiligd. Accountant Van Noort Gassler Zaandam heeft een met wachtwoord beveiligd meekijkaccount.
Mailchimp
Wij gebruiken Mailchimp voor het verzenden van onze nieuwsbrieven. In Mailchimp worden de naam en email-adres van abonnees opgeslagen. De toegang tot Mailchimp is met een wachtwoord beveiligd. Het privacy-beleid van Mailchimp volgt de Europese wetgeving.
Google Gmail en Contacten
In Google Contacten worden alle relevante gegevens per klant opgeslagen. Mails worden verzonden via Gmail. De toegang is met een wachtwoord beveiligd. De privacyvoorwaarden van Google zijn aangepast aan de pricacywet.
STO Garant
Activiteiten inclusief accommodatie en/of vervoer vallen onder de EU-richtlijnen voor pakketreizen. De betaling van deze activiteiten loopt via STO Garant. Voor deze transactie voeren wij de contactgegevens van een klant in op de beveiligde webomgeving van STO.
Wetransfer
Photothema gebruikt wetransfer plus voor het verzenden van tutorials en foto’s naar klanten. Hiervoor gebruiken we emailadressen. Er is een privacy overeenkomst tussen WeTransfer en Photothema conform de privacy wet.
Website hosting
Onze websites worden gehost bij Antagonist BV. De privacyvoorwaarden van deze hostingservice zijn aangepast aan de pricacywet.
Techniek
Photothema zorgt dat haar apparatuur en software altijd zijn geupdate met de laatste versies. Email wordt verzonden via Gmail. Gmail maakt standaard gebruik van TLS – een beveiligingsprotocol waarmee e-mails worden versleuteld om de privacy ervan te beschermen. Wanneer er echter geen beveiligde verbinding beschikbaar is (de ontvanger moeten ook TLS gebruiken om een beveiligde verbinding te maken), bezorgt Gmail het bericht via een onveilige verbinding. We kiezen voor het TLS beveiligingsprotocol, omdat we geen gevoelige informatie (bankgegevens, wachtwoorden etc). versturen in ons contact met onze klanten.
IT-Gebruiksreglement
- Alle apparaten zijn beveiligd met wachtwoorden
- Indien onbeheerd, worden de apparaten uitgeschakeld
- Derden hebben geen toegang tot de apparaten met klantgegevens
- Emails worden verzonden met TLS-versleuteling
- Emails aan een groep worden standaard bcc verzonden, tenzij de uitwisseling van email-adressen onderling relevant is en betrokkenen hiervoor toestemming hebben gegeven.
Toestemmingsprocedure
Photothema ontvangt gegevens van klanten bij een boeking of een informatieaanvraag. Op de formulieren staat aangegeven dat wij de gegevens verwerken ter beantwoording van het verzoek. De gegevens slaan wij op in ons klantenbestand (Google contacten). Klanten kunnen opvragen welke informatie er bij ons geregistreerd staat via info@photothema.com.
Photothema contacteert haar klanten op basis van de door hen opgegeven interesse of vraag. Indien van toepassing wordt een opt-out gegeven. Voorbeeld: een potentiële klant heeft zijn/haar interesse aangegeven voor een workshopweekend in Zeeland. Wij mailen de klant zodra het programma voor deze workshop rond is. In deze mail vragen wij ook om ons te laten weten als zij niet langer interesse meer hebben, zodat wij hen van deze verzendlijst kunnen verwijderen.
Voor de maandelijkse nieuwsbrief maakt Photothema gebruik van Mailchimp. De keuze voor het ontvangen van de nieuwsbrief moeten mensen zelf aanvinken. Ontvangers van de nieuwsbrief kunnen ieder gewenst moment hun abonnement opzeggen door te klikken in de voettekst van elke email die zij van ons ontvangen, of door contact met ons op te nemen via info@photothema.com.
Risico’s
Photothema slaat met name naam en adresgegevens op. We verwerken geen financiële gegevens, wachtwoorden of gevoelige privé-gegevens. De risico’s van een eventueel datalek zijn hierdoor beperkt.
Conform de AVG, laatste update privacy-beleid op 4 september 2022.
